К числу должностных обязанностей секретаря, помимо перечисленных выше, относится, планирование рабочего времени руководителя, подготовка и организация встреч, выполнение ответственных поручений. В связи с этим секретарь-референт должен хорошо знать сферу деятельности фирмы и ее руководящего состава, уметь работать с информационно-правовыми системами.
В многочисленных объявлениях, приглашающих на работу секретарей, к соискателям этой должности предъявляются примерно следующие требования:
- знание делопроизводства;
- навыки работы с ПК (подразумевается знание текстового редактора Microsoft Word, редактора электронных таблиц Microsoft Excel, навыки и опыт работы в операционной системе Windows);
- знание в тех или иных пределах иностранного языка – чаще английского, реже немецкого или французского.
В заключение мне бы хотелось сказать о личных качествах секретаря и о его роли в работе руководителя.
Важными факторами успеха работы секретаря является умение общаться с людьми и способность произвести благоприятное впечатление, повышающее авторитет руководителя. Секретарь является важнейшим звеном в системе контактов руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременную реализацию принятых руководителем решений. Секретарь является личным представителем руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на сотрудников и представителей других организаций.
Роль секретаря руководителя, как она определяется Европейской ассоциацией профессиональных секретарей, состоит в том, чтобы знать существо деятельности руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя.
Секретарь - востребованная профессия, особенно в наше время, в эпоху создания все новых и новых предприятий. От эффективной работы секретаря в значительной степени завысят имидж и успех любой организации в целом.