Образ секретаря-референта хорошо прижился в современном сознании. Однако эта профессия имеет древние корни. Она появилась еще во времена Древнего Рима, когда секретарями были доверенные лица знати. В царские времена представители этой профессии могли сосредотачивать в своих руках значительную власть. Первоначально эту должность могли занимать только мужчины, женской профессия стала только в конце 19 века.
Несмотря на укоренившийся сексуальный образ секретаря, в обязанности этой профессии входит далеко не просто приготовление кофе. Четко круг обязанностей секретаря-референта не очерчен и может кардинально отличаться в зависимости от начальства и сферы деятельности предприятия. Это профессия зависимая, в своей работе секретарям приходится приспосабливаться под график своего руководителя, что связано с большим количеством переработок и ненормированным рабочим днем.
Основными требованиями, которые предъявляются к кандидату на эту должность, являются пунктуальность, аккуратность, владение компьютером, хорошее знание иностранных языков и, конечно же, культура общения. Мало у кого будет серьезное отношение к начальнику, если его секретарь безграмотен и с трудом может связать два слова.
Список обязанностей секретаря-референта очень широк. Первоочередной его задачей является прием телефонных звонков, которые поступают в офис руководителя. При этом от него требуется наличие телефонной культуры общения, которая во многих моментах не совпадает с живым общением. Отвечая по телефону, секретарь должен понимать, что он говорит в первую очередь не от своего лица, а представляет интересы руководителя, и все его ошибки скажутся на имидже компании.
Важной частью работы является документооборот. Секретарь подготавливает документы для прочтения и визирования, определяет важность поступающих документов и очередность их подачи, хранит и систематизирует отработанную документацию. Все письма, которые поступают на имя руководителя, также получаются и обрабатываются секретарем.
Важны также навыки организационной работы, что проявляется в составлении очередности приема посетителей, общении с ними в случае незапланированного посещения. Секретарь должен быть способен вежливо и доходчиво объяснить, почему именно в это время назначен прием и из-за чего опоздания являются недопустимыми. Кроме планирования жизни руководителя внутри предприятия, в круг обязанностей секретаря также входит составление графика его командировок. При загородных поездках это включает в себя поиск и бронирование проживания и проезда.
Организация места работы секретаря служит залогом успешного выполнения возложенных на него задач. При этом он сам закупает канцтовары и другие предметы, необходимые для обеспечения работоспособности и жизнедеятельности офиса. В некоторых случаях в его обязанности входит приобретение продуктов питания для руководителя.
Профессия секретаря-референта является очень важной в современном обществе. От качества выполнения заданий и эффективности секретаря зависит эффективность работы начальника и предприятия в целом. Это обосновывает ту скрупулезность, с которой фирмы подходят к выбору кандидатов на эту должность.
